Budgetering för företag

Budgetering är arbetet där man planerar och fördelar resurser för en viss tidsperiod. Det innebär att man fastställer inkomst- och utgiftsnivåer och skapar en plan för hur dessa resurser ska användas för att uppnå företagets mål. För att budgetera på ett effektivt sätt måste företaget analysera tidigare utgifter och inkomster, göra prognoser för framtiden och sätta upp finansiella mål.

En budget är resultatet av själva budgeteringsprocessen. Det är själva planen eller dokumentet som visar hur mycket pengar som förväntas komma in (inkomster) och hur dessa pengar kommer att användas (utgifter) under en viss tidsperiod, vanligtvis ett år.

Olika typer av företagsbudgetar 

Det finns flera typer av budgetar som företag använder för att planera och styra sin verksamhet. Några av de vanligaste är startbudget, resultatbudget och likviditetsbudget, och de har olika syften och visar olika aspekter av företagets ekonomi.

Startbudget

Startbudget används vid starten av ett företag eller inför ett nytt projekt. Den visar vilka kostnader som kommer att uppstå innan verksamheten kommer igång och hur dessa kostnader ska täckas. Startbudgeten omfattar exempelvis investeringar i utrustning, lokaler, varulager och marknadsföring, samt finansieringskällor som egna pengar eller lån. Den ger en översikt över hur mycket kapital som behövs för att komma igång och hur dessa pengar ska fördelas innan företaget börjar generera intäkter.

Resultatbudget

Resultatbudgeten fokuserar på företagets intäkter och kostnader över en viss tidsperiod, vanligtvis ett år. Den visar hur stor vinsten eller förlusten förväntas bli, baserat på prognoser för försäljning och utgifter. Resultatbudgeten är ett verktyg för att analysera lönsamheten och ger en bild av om företaget kommer att gå med vinst eller förlust. Den hjälper även till att identifiera var kostnader kan behöva justeras eller intäkter ökas för att nå ekonomiska mål.

Likviditetsbudget

Likviditetsbudgeten visar företagets betalningsflöden. Det vill säga, när pengar förväntas komma in och när de måste betalas ut. Den ger en överblick över likviditeten och kassaflödet, vilket innebär företagets förmåga att betala sina skulder och täcka löpande utgifter. Likviditetsbudgeten är avgörande för att undvika problem med kassaflödet och kan varna för perioder då företaget riskerar att få svårt att täcka sina omedelbara kostnader, även om det går med vinst i resultatbudgeten.

Så skapar du en budget - Steg för steg

Att använda de rätta verktygen samt att ta hjälp av experter när det behövs gör det enklare och mer strukturerat att budgetera, vilket i sin tur ökar chanserna att företaget följer sin budget. Vi har tagit fram en steg-för-steg-guide för hur du kan gå tillväga, med användbara verktyg och resurser som kan underlätta processen:

1. Samla in nödvändig information

För att skapa en realistisk budget behöver du först samla in information om företagets ekonomiska historik och framtida planer. Om företaget är nystartat använder du uppskattningar för kommande intäkter och kostnader. Om företaget inte är helt nystartat kan du dra nytta av tidigare års bokföring för att få en bild över vilka kostnader och intäktskällor som kan förekomma. Om företaget använder sig av ett bokföringsprogram som exempelvis Visma eller Fortnox finns all denna historik samlad där.

2. Upprätta en resultatbudget

Resultatbudgeten är som vi tidigare var inne på en central del av budgeten, eftersom den visar företagets förväntade intäkter och kostnader, samt om du kommer att gå med vinst eller förlust. Du börjar med att uppskatta dina intäkter baserat på försäljningsprognoser, och sedan listar du alla kostnader – både fasta, som hyra och löner, och rörliga, som inköp av varor.

För att underlätta kan du använda en budgetmall från exempelvis Almi eller Krea. Dessa mallar hjälper dig att strukturera intäkter och kostnader på ett överskådligt sätt.

3. Skapa en likviditetsbudget

När du har en uppskattning av företagets intäkter och kostnader behöver du också planera för kassaflödet. Likviditetsbudgeten hjälper att identifiera när pengar kommer in och när de måste betalas ut, vilket säkerställer att du alltid har tillräckligt med likvida medel för att täcka dina löpande utgifter.

Här kan återigen bokföringsprogram som Visma eller Fortnox vara till hjälp, eftersom de innehåller funktioner för att hantera likviditetsplanering. Med en tydlig likviditetsbudget kan du undvika kassaflödesproblem, även om resultatbudgeten visar god lönsamhet.

4. Sätt upp en startbudget (om nödvändigt)

Om du startar ett nytt företag är det viktigt att göra en startbudget. Den visar vilka investeringar som krävs innan verksamheten kommer igång och hur du ska finansiera dem. Här handlar det om att lista kostnader som initial marknadsföring, utrustning och eventuella juridiska avgifter. Att skapa en realistisk startbudget gör det enklare att planera företagets kapitalbehov och är direkt avgörande för att locka potentiella investerare eller långivare.

5. Justera budgeten löpande

Budgetering för företag är inte ett engångsjobb – det behöver följas upp och justeras löpande, beroende på hur verksamheten utvecklas. Budgeten behöver alltid analyseras och prognoser måste justeras för att företaget ska kunna fatta bättre beslut i realtid. Det kan vara klokt att ta hjälp av en revisor eller ekonomisk rådgivare för att få professionell vägledning i att tolka och justera budgeten efter behov.

Fördelar med budgetering för företag

Troligtvis är budgetering för företag den viktigaste delen av företagets övergripande planering och strategi, så medan det kan framstå som självklart att det finns fördelar med budgetering kan det fortfarande vara användbart att påminna sig själv om varför man faktiskt gör det.

Ekonomisk kontroll
Budgetering ger företaget en tydlig bild av intäkter och kostnader, vilket gör det lättare att hålla koll på företagets ekonomi.

Bättre beslutsfattande
Med en budget som grund kan företaget fatta mer informerade och strategiska beslut kring investeringar, kostnader och tillväxtmöjligheter.

Målstyrning
En budget hjälper företaget att sätta konkreta ekonomiska mål och följa upp dem regelbundet, vilket ökar sannolikheten att målen uppnås.

Förutse problem med kassaflödet
Genom att ha en likviditetsbudget kan företaget tidigt identifiera potentiella kassaflödesproblem och vidta åtgärder i god tid.

Effektiv resursallokering
Budgetering för företag hjälper till att fördela resurser på ett sätt som maximerar lönsamheten och minimerar onödiga utgifter.

Styrning och kontroll av tillväxt
En budget ger tydlig vägledning för hur företaget ska växa på ett hållbart sätt och undvika för snabb tillväxt.

Ökad finansiell trygghet
Företag som budgeterar har bättre förutsättningar att hantera oväntade händelser och lågkonjunkturer.

Attrahera investerare och långivare
En genomarbetad budget visar att företaget har god ekonomisk planering och är därför mer attraktivt för investerare och långivare.

Undvik de här vanliga misstagen

När det kommer till budgetering för företag får man inte glömma att det är en prognos man tar fram. Även den mest erfarna företagaren kommer någon gång att missa något i sin prognos, antingen på grund av en felkalkylering eller på grund av yttre faktorer. Det du kan göra är dock att reducera antalet misstag genom att vara medveten om dem när du skapar företagets budget.

Att inte följa upp budgeten regelbundet
Om man inte granskar och justerar budgeten löpande kan det leda till att ekonomiska problem inte upptäcks i tid.

Överskattning av intäkter
Att göra orealistiska prognoser för framtida intäkter kan leda till en felaktig budget och leda till att framtida investeringar blir svårare.

Underskattning av kostnader
Att inte ta med alla relevanta kostnader eller underskatta kostnadernas omfattning kan resultera i att företagets faktiska utgifter blir mycket högre än förväntat.

Att missa väsentliga delar
Vanligt är att vissa viktiga kostnader, som skatter, avgifter eller oförutsedda utgifter förbises helt i budgeten.

Brist på likviditetsplanering
Många företag gör misstaget att inte skapa en likviditetsbudget, vilket kan leda till kassaflödesproblem trots att resultatet ser bra ut på pappret.

För rigida budgetar
Att inte lämna utrymme för flexibilitet kan göra att företaget inte kan anpassa sig till förändringar eller utnyttja oväntade möjligheter.

Ingen koppling till strategiska mål
Om budgeten inte är kopplad till företagets övergripande mål och strategier kan det bli svårt att styra verksamheten i rätt riktning.

Brister i kommunikationen
Om inte budgeten kommuniceras väl inom företaget kan det leda till att medarbetare inte följer den eller inte förstår företagets ekonomiska prioriteringar.

Att inte ta höjd för oväntade händelser
Att inte avsätta en buffert för oförutsedda utgifter eller marknadsförändringar kan sätta företaget i en svår situation om oväntade kostnader uppstår.